Pour gérer au mieux ses agents des collectivités et établissements publics (paie, carrière, maladie), la région Nord-Pas-de-Calais utilisait la solution logicielle de ressources humaines Astre RH de Gfi Informatique. En 2014, la région fusionne avec la Picardie pour créer la région Hauts-de-France. La solution Astre RH, qui a prouvé son efficacité, a alors été étendue pour créer un Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) unique. Pascal Delaunoy, Responsable Service SIRH des Hauts-de-France témoigne.

Quels étaient les enjeux liés au SIRH dans le cadre de la fusion des deux collectivités ?

Pascal Delaunoy  : L’enjeu primordial dans le cadre d’une fusion est de disposer le plus rapidement possible d’un système d’information des ressources humaines (SIRH) unique afin d’éviter les compilations de données entre deux systèmes différents -trop fastidieuses- et l’utilisation de progiciels différents avec des référentiels distincts pour gérer les données RH d’une même collectivité, ce qui est toujours difficile au niveau de l’organisation.

L’autre enjeu lié au SIRH dans le cadre de la fusion est de revisiter et d’harmoniser les procédures RH en amont. En effet, les procédures ont un impact direct sur la circulation de l’information, donc des données et du SIRH. Enfin, un dernier enjeu, plus technique, est la validation et l’appropriation des termes du référentiel unique. Il faut s’assurer de la bonne compréhension du vocable et de la définition associée.

Quelles étaient les contraintes imposées sur ce projet ?

P. D. : La contrainte principale était la contrainte de temps, à savoir payer correctement l’ensemble des agents et des élus de la collectivité Hauts-de-France (soit 10 000 fiches de paie) via la solution Astre RH en janvier 2018, et ce sans décalage possible car le « nogo » est difficilement envisageable dans l’absolu. Le paramétrage devait donc être compris, testé et validé en amont.

La contrainte liée à la conduite du changement était également à prendre en compte car elle conditionnait la réussite de ce projet. Dans notre cas, une partie des gestionnaires ont dû changer de logiciel et abandonner un outil qu’ils maîtrisaient, tout cela dans un contexte d’harmonisation et de changement de procédure. En plus de la formation, l’accompagnement des utilisateurs était un élément de taille à prendre en considération.

En quoi la solution proposée par Gfi répondait à ces enjeux et quels en sont les bénéfices concrets ? 

P. D. : Le chantier de reprise de données et le planning établi (nombre de jours d’intervention, nombre d’intervenants par thématique et cadencement des différentes étapes) a correctement répondu aux attentes. En particulier, Gfi a parfaitement respecté le délai du 1er janvier 2018, point capital du projet.

Les atouts majeurs de la solution :

  • la fiabilité et le temps de traitement du calcul de paie pour 10 000 agents via la solution Astre RH.
  • la généralisation du dossier individuel de l'agent (DIA) pour l’ensemble de la collectivité car la dématérialisation est aujourd’hui essentielle.

Avez-vous rencontré des difficultés dans la réalisation du projet et le cas échéant quelles ont été les solutions de contournement ? 

P. D. : A l’exception des problèmes « classiques » lorsque l’on fusionne des systèmes d’information différents, nous n’avons pas rencontré de difficultés particulières.

De quel aspect du travail de Gfi êtes-vous le plus satisfait ?

P. D. : Nous avons particulièrement apprécié le rôle efficace et pragmatique du directeur de projet, Luc Delétoille pour ne pas le nommer. Il a toujours su nous apporter des éléments de réponse ou fait intervenir les bonnes personnes pour résoudre les différents problèmes apparus au cours du projet. La réussite tient également dans la forte mobilisation de la Région et la complémentarité entre nos équipes et celles de Gfi Informatique. 
 

DSI des Hauts-de-France : 75 personnes

Durée du projet : 1 an. Démarrage mi-décembre 2017 pour la paie de janvier 2018.

Équipe Projet Gfi : Intervenant expert fonctionnel RH, intervenant GFD (gestion frais déplacement), intervenant pour les formations RH, intervenant technique (partie système) et un directeur de projet.

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Mots clésLogicielspublic

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